Absurdy polskiej księgowości, które doprowadzają mnie do szału

Nic mnie tak nie cieszy jak okazjonalna złość na polską księgowość. Prowadzę internetowy biznes w modelu SaaS i regularnie trafiam na problemy z fakturami, dokumentami i przepisami. Najczęściej biorą się z regulacji pisanych z myślą o handlu zza lady, a czasem z przyzwyczajeń ludzi, którzy te regulacje stosują.

Od razu uczciwie: większość opisanych niżej absurdów to formalnie prawo podatkowe, a nie ustawa o rachunkowości. Dla przedsiębiorcy to jednak jedna i ta sama papierologia, więc wrzucam wszystko do worka z napisem „księgowość”. Spisałem to, co irytowało mnie w 2019 roku, a na końcu sprawdziłem, które absurdy przetrwały do 2026 roku, z KSeF-em włącznie.

Kasa fiskalna podłączona do serwera

Takie sytuacje nigdy nie psuły mi humoru na dłużej niż kilka minut, bo zawsze pamiętam historię kolegi. Mniej więcej dziesięć lat przed napisaniem tego tekstu prowadził zautomatyzowaną sprzedaż oprogramowania przez internet. Przepisy, a przynajmniej ich ówczesna interpretacja, wymagały od niego kasy fiskalnej.

Skończyło się tym, że kasa była podłączona do serwera przez port RS-232 i po każdym zakupie programu drukowała paragon, którego nikt nigdy nie zobaczył. Wyobraź sobie, jak wyglądałoby to w Allegro, Amazonie czy Zalando: hala pełna drukarek fiskalnych, które wypluwają papier prosto do kosza.

W ostatnich latach przepisy trochę się poprawiły. Moim zdaniem to zasługa presji rynku i Unii Europejskiej bardziej niż olśnienia ustawodawcy. Pod taką presją nie działa niestety każda księgowość, więc czasem to ona staje się najwęższym gardłem.

Faktura VAT, faktura bez VAT i rachunek

Dopiero od 1 stycznia 2013 roku dokument nie musi nosić nazwy „faktura VAT”. Ministerstwo Finansów wyjaśniało wtedy, że przepisy nie wymagają nawet słowa „faktura”, bo liczy się to, czy dokument zawiera wymagane dane. Przy okazji podatnicy zwolnieni z VAT dostali możliwość wystawiania faktur (podatki.biz).

Impuls do tej zmiany przyszedł z Brukseli. Polska musiała wdrożyć unijną dyrektywę 2010/45/UE o fakturowaniu, co MF samo przyznało w wyjaśnieniach dotyczących faktur pro forma. To dobrze ilustruje moją tezę o przymusie.

Wcześniej była to jedna z pierwszych głupot, na jakie trafiłem po założeniu działalności. Przepisy definiowały, jaki dokument ma zawierać jakie dane, zamiast określać, jakich danych potrzeba w danej sytuacji. Efekt: „faktura VAT” bez VAT i kilka dokumentów, które w praktyce służą do tego samego. Rachunek zresztą nie zniknął, bo wciąż przewiduje go Ordynacja podatkowa, więc klient do dziś bywa skołowany.

Dlaczego sklep pyta o moje dane, skoro nie chcę faktury?

Kiedyś kupowałem zabawkę dla chrześniaka w małym sklepie, który prowadzi też sprzedaż internetową. Przy kasie pani zapytała mnie o imię, nazwisko i adres. Powiedziałem, że nie potrzebuję faktury, a ona na to, że dane są potrzebne do sprzedaży. Dopiero później skojarzyłem, że sklep nie miał kasy fiskalnej i najpewniej korzystał z któregoś ze zwolnień, przy których sprzedawca musi umieć wskazać, komu sprzedał.

Podałem: Janek Kowalski, ul. Ptasia 8, Gdańsk. Pani zapisała i poszedłem. Nikt tych danych nie weryfikuje, ja nie mam z nich żadnej korzyści, a sklep traci czas na fikcję. Przepis zmusza do zbierania danych, które z definicji mogą być zmyślone.

Od 2020 roku mamy też odwrotny absurd. Fakturę do paragonu dla firmy można wystawić tylko wtedy, gdy na paragonie jest NIP nabywcy, a za wystawienie jej bez NIP-u grozi sankcja w wysokości 100% VAT z tej faktury (podatki.biz).

Cel rozumiem, bo chodziło o walkę z wystawianiem faktur do cudzych, porzuconych paragonów. Jeśli jednak zapomnisz podać NIP przy kasie, kosztu już nie będzie. Ciężar walki z oszustami znowu spada na uczciwych.

„Kiedy wyślecie fakturę papierową?”

Na szczęście takie pytanie słyszę już rzadko, ale kiedyś prowadziłem z tego powodu bardzo ciekawe rozmowy. Jedni twierdzili, że faktura elektroniczna jest niezgodna z prawem, a inni nie wiedzieli, że fakturę można zaksięgować bez podpisu. Jak to tak, bez podpisu?! XVI wiek się kłania.

Tymczasem przepisy o VAT nie wymieniają podpisu ani pieczątki wśród obowiązkowych elementów faktury (Infor). Jedyną realną przeszkodą był wymóg akceptacji faktur elektronicznych przez odbiorcę. W praktyce sprowadzał się do maila w stylu „tak, możecie przysyłać PDF-y”.

Od 2026 roku ten temat umiera śmiercią naturalną. Faktury między firmami trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur i nikt nie pyta ani o papier, ani o długopis.

Duplikaty faktur

Duplikaty faktur to kolejny absurd, z którym się zetknąłem. Przepisy przewidują ponowne wystawienie faktury, gdy oryginał zaginie albo ulegnie zniszczeniu. W praktyce kojarzy mi się to głównie ze spóźnialskimi, którzy po kilku latach proszą o duplikat różniący się od oryginału tylko dopiskiem „duplikat” i datą wystawienia.

Po co zawracać głowę wystawcy faktury, skoro wysłany mailem PDF wciąż leży w skrzynce, przynajmniej u kogoś, kto ogarnia swoją pocztę? Odnoszę wrażenie, że duplikat służy głównie temu, żeby ktoś mógł udokumentować, że dopiero teraz raczył zaksięgować tę fakturę.

Tu akurat mam dobrą wiadomość. Do faktur wystawionych w KSeF nie stosuje się przepisów o duplikatach, bo każda z nich jest przechowywana w systemie przez 10 lat i obie strony mogą ją pobrać w dowolnym momencie (Fakturowo).

„Nie przyjmujemy proform”

Uwielbiam sytuacje, w których słyszę, że ktoś nie przyjmuje proform. Pamiętam, jak kilka lat temu tłumaczyłem pani z urzędu, że nie wystawię jej faktury przed płatnością za usługę za 30 zł. Gdybym to zrobił, musiałbym pilnować, żeby zapłaciła, a to pilnowanie mogło kosztować więcej niż sama usługa.

Pani była szczerze zdziwiona i tłumaczyła mi, że skoro prosi o fakturę, to przecież zapłaci. A jeśli nie zapłaci, mogę się sądzić i marnować czas dla 30 zł.

Faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT ani dowodem księgowym. Według wspomnianych wyjaśnień MF to dokument handlowy, który potwierdza na przykład ofertę albo przyjęcie zamówienia. Nie rodzi obowiązku zapłaty VAT i nie daje prawa do jego odliczenia.

Rozumiem, że instytucja wydająca publiczne pieniądze ma swoje procedury. Te procedury zakładają jednak świat, w którym sprzedawca kredytuje każdego klienta. Dla firmy, która sprzedaje tysiące drobnych subskrypcji, to po prostu nie działa.

Korekty faktur i potwierdzenie odbioru

To był mój ulubiony absurd w 2019 roku. Zwykle zaczynało się od klienta, który podał błędne dane albo po roku chciał zmienić nabywcę z osoby prywatnej na firmę. Przepisy zobowiązują wystawcę do korekty przy błędzie w danych lub kwotach, ale zmiana nabywcy na zupełnie inny podmiot zależy w praktyce od dobrej woli sprzedawcy.

Prawdziwa zabawa zaczynała się przy korektach zmniejszających VAT. Sprzedawca mógł obniżyć podatek dopiero wtedy, gdy miał potwierdzenie, że nabywca otrzymał korektę. Wysyłasz korektę, o którą klient sam prosił, a on nie odpisuje i formalnie utknąłeś.

Sprawa trafiła nawet do Trybunału Sprawiedliwości UE. W wyroku z 26 stycznia 2012 roku w sprawie Kraft Foods Polska (C-588/10) TSUE uznał, że państwo może wymagać takiego potwierdzenia. Jeśli jednak jego uzyskanie jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, sprzedawca musi mieć prawo udowodnić doręczenie inaczej, np. kopią korekty i monitami (EUR-Lex).

Dla porównania unijna dyrektywa VAT traktuje dokument zmieniający fakturę po prostu jako fakturę i o potwierdzaniu odbioru nie wspomina (art. 219 dyrektywy 2006/112/WE).

Od 2021 roku, w ramach pakietu SLIM VAT, wymóg potwierdzenia odbioru zniknął. Zamiast niego sprzedawca musi mieć dokumentację uzgodnienia z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania, a te warunki muszą zostać spełnione (ifirma). Jedną formalność zastąpiono więc drugą, ale przynajmniej taką, która ma związek z rzeczywistością.

Co się zmieniło od 2019 roku?

Kiedy pisałem ten tekst, wierzyłem, że rynek wymusi poprawę przepisów. Po siedmiu latach bilans wygląda tak:

Rok	Zmiana	Moja ocena
2020	Faktura do paragonu dla firmy tylko z NIP-em na paragonie	Uszczelnienie kosztem wygody uczciwych
2020–2021	Kasy online obowiązkowe w kolejnych branżach, potem e-paragony	Krok w dobrą stronę
2021	SLIM VAT: koniec potwierdzania odbioru korekt	Wreszcie
2022	Polski Ład: składka zdrowotna liczona od dochodu i bez odliczenia od podatku	Chaos poprawiany w trakcie roku
2026	Obowiązkowy KSeF dla faktur między firmami	Rewolucja z ryzykiem

Polski Ład, czyli jak nie zmieniać przepisów

Od 1 stycznia 2022 roku Polski Ład uzależnił składkę zdrowotną przedsiębiorców od formy opodatkowania: 9% dochodu na skali podatkowej, 4,9% na podatku liniowym, a na ryczałcie kwota zależna od przychodów. Jednocześnie przedsiębiorcy stracili możliwość odliczania tej składki od podatku. Już od 1 lipca 2022 roku zasady zmieniono ponownie, m.in. obniżając stawkę PIT na pierwszym progu z 17 do 12% (Poradnik Przedsiębiorcy).

Dla mnie to podręcznikowy przykład tego, jak nie należy zmieniać prawa. Reforma weszła w życie z mnóstwem wątpliwości i była łatana w trakcie roku. Księgowe, które w 2019 roku nazywałem najwęższym gardłem, w 2022 roku dźwigały cały ten bałagan na swoich barkach. Należą im się za to przeprosiny i premia.

KSeF: koniec papieru, początek zależności od serwera

Największa zmiana przyszła w 2026 roku. Od 1 lutego odbieranie faktur przez Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Wystawianie stało się obowiązkowe 1 lutego dla firm, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, i 1 kwietnia dla pozostałych (ksef.podatki.gov.pl).

Podatnicy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, mogą wystawiać faktury po staremu do końca 2026 roku. Faktur dla konsumentów nie trzeba wysyłać do KSeF.

Z punktu widzenia moich starych żali KSeF to spełnienie marzeń:

• nie ma pytań o papier i podpis, bo faktura jest plikiem w systemie państwowym,
• nie ma duplikatów, bo faktury nie da się zgubić,
• znika spór, czy klient dostał dokument, bo faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru w KSeF.

Start nie był jednak bezbolesny. W pierwszych dniach lutego 2026 roku firmy zgłaszały przeciążenie serwerów, błędy autoryzacji i wielogodzinne czekanie na urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO), które w niektórych firmach wstrzymywało wydawanie towaru (Pitax). Pierwsze miesiące eksperci oceniają mimo to pozytywnie, choć duże firmy poradziły sobie lepiej niż małe (podatki.biz). Do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy bez kar za błędy związane z KSeF.

Moim zdaniem KSeF rozwiązuje większość absurdów, które opisywałem w 2019 roku, ale tworzy nowy. Cała sprzedaż w kraju zależy od jednego rządowego systemu. Przewidziano wprawdzie tryb awaryjny, ale przedsiębiorca, który pamięta kasę fiskalną podłączoną do serwera, wie, że w praktyce bywa różnie.

Czy winna jest księgowa?

W 2019 roku narzekałem na „ciemnotę księgowych” i dziś ująłbym to inaczej. Mam bardzo dobrą księgową, która podziela większość moich opinii o opisanych problemach. Kiepscy księgowi istnieją, jak kiepscy przedstawiciele każdego zawodu.

Częściej problem polega na tym, że księgowa może zrobić tylko to, na co pozwalają przepisy i urząd skarbowy. Kiedy wybiera najostrożniejszą interpretację, robi to dlatego, że to ona podpisuje się pod skutkami.

Jeśli prowadzisz firmę, szukaj księgowej, która rozumie Twój model biznesowy, bo internetowa sprzedaż subskrypcji to co innego niż sklep z zabawkami. O tym, jak wygląda prowadzenie firmy dziś w porównaniu z czasami PRL-u, pisałem w tekście Kiedyś było trudno mieć firmę. Jeśli zatrudniasz ludzi, papierologii jest jeszcze więcej, o czym piszę w poradniku jak zatrudniać i zwalniać w małej firmie.

Moje zdanie

W 2019 roku wierzyłem, że rozwijający się rynek i prywatny biznes przyspieszą poprawę przepisów. Częściowo się udało. Część absurdów zniknęła dzięki unijnym dyrektywom i cyfryzacji, która zrobiła z faktury plik w państwowym systemie, a część złagodziły wyroki TSUE. Przybyło jednak nowych, a przepisy zmieniają się szybciej, niż ktokolwiek nadąża je czytać.

Wciąż marzę o dniu, w którym pozostanie nam zarabianie pieniędzy, a księgowość będzie działać w tle jak prąd w gniazdku. Do tego czasu serdecznie pozdrawiam wszystkie księgowe, które ten bałagan ogarniają. Które absurdy przepisów najbardziej irytują Ciebie?