Jak zatrudniać i zwalniać w małej firmie? Rady od Janusza

Przeciętni właściciele małych i mikrofirm nie lubią rekrutować, negocjować pensji, zwalniać ani szkolić nowych ludzi. Wyjątkiem jest oglądanie zdjęć i profili kandydatów w mediach społecznościowych. Do tego chętni są wszyscy.

Tymczasem właściwi ludzie to podstawa każdego dobrego biznesu. W pojedynkę jesteśmy bardzo ograniczeni, a jeśli świadczymy usługi, to w dniu naszej choroby firma po prostu nie działa. Duże firmy mają działy HR, w których pracują ludzie lubiący rekrutację (a przynajmniej powinni tacy pracować). W małej firmie taki dział nie ma sensu, więc zatrudnianiem musisz zająć się sam, bo od niego zależy, czy firma przetrwa.

Moja recepta jest prosta. Zatrudniaj ludzi trochę lepszych od siebie, sprawdzaj ich na prawdziwym zadaniu, o pieniądzach rozmawiaj od pierwszego kontaktu, a gdy współpraca nie działa, rozstawaj się szybko. Tekst napisałem w 2019 r. W 2026 r. dopisałem zmiany w prawie pracy, które małego pracodawcę dotyczą bezpośrednio, bo od tamtej pory przepisy zmieniły się w kilku ważnych miejscach.

Zatrudniaj ludzi lepszych od siebie

Tę mantrę usłyszałem w wystąpieniu Guya Kawasakiego, który w latach 80. był ewangelistą komputerów Macintosh w Apple. Kawasaki powtarzał powiedzenie przypisywane Steve’owi Jobsowi: „Gracze klasy A zatrudniają graczy klasy A, a gracze klasy B zatrudniają graczy klasy C”. Jeśli raz zaczniesz brać ludzi słabszych od siebie, poziom firmy będzie spadał z każdą kolejną rekrutacją.

Zatrudnienie kogoś na swoim poziomie też nie jest dobrym pomysłem, bo taka osoba nie popycha Cię do przodu. Szukasz kogoś trochę lepszego, żebyś przy nim rósł. Przy kandydatach bez doświadczenia jest to trudniejsze, ale wtedy można patrzeć na predyspozycje: tempo uczenia się i samodzielność. Z takimi cechami pracownik szybko dogoni Twój poziom, a potem go przeskoczy. I bardzo dobrze.

Zatrudniaj powoli, zwalniaj szybko

To złota myśl z poradników dla przedsiębiorców, ale moim zdaniem zawsze prawdziwa. Moment, w którym wiadomo, że dalsza współpraca nie ma sensu, łatwo dostrzec. Znalezienie właściwej osoby wymaga za to więcej czasu i pracy.

„Zwalniaj szybko” oznacza jednak szybką decyzję, a nie pomijanie przepisów. Przy umowie o pracę obowiązują okresy wypowiedzenia zależne od stażu u danego pracodawcy:

Staż u pracodawcy	Okres wypowiedzenia
mniej niż 6 miesięcy	2 tygodnie
co najmniej 6 miesięcy	1 miesiąc
co najmniej 3 lata	3 miesiące
umowa na okres próbny	3 dni robocze, 1 tydzień albo 2 tygodnie (zależnie od długości próby)

Często najrozsądniejszym wyjściem jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Obie strony wiedzą, że to koniec, a nikt nie musi odliczać tygodni w atmosferze, którą da się kroić nożem.

Rozmawiaj o pieniądzach od pierwszej rozmowy

Ludzie nie lubią rozmawiać o swoich pieniądzach. Zostawiają to na koniec spotkania, żeby szybko rzucić liczbę i zmienić temat. To dziwne, bo pieniądze są głównym powodem, dla którego w ogóle ze sobą rozmawiają.

Problem dotyczy zwłaszcza pracowników, którzy mają w rozmowach o pracę dużo mniej wprawy niż pracodawca. Dlatego niektórzy podpisują jedną umowę i siedzą w firmie do emerytury, zamknięcia działalności albo zwolnienia, nigdy nie upominając się o podwyżkę. Rozmowa o pieniądzach i warunkach pracy nie jest konstruowaniem rakiet dalekiego zasięgu. Jest prosta i bardzo potrzebna.

W 2019 r. była to moja rada. Od 24 grudnia 2025 r. to obowiązek. Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy o jawności wynagrodzeń każdy pracodawca, niezależnie od wielkości, musi poinformować kandydata o początkowym wynagrodzeniu albo jego przedziale. Może to zrobić w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną albo najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy. Nie wolno mu za to pytać, ile kandydat zarabia obecnie ani ile zarabiał wcześniej, a ogłoszenie i nazwa stanowiska mają być neutralne pod względem płci.

Moim zdaniem najlepiej od razu wpisać widełki do ogłoszenia, bo oszczędza to czas obu stronom.

Ignoruj CV i inne wynalazki poprzedniej epoki

CV od lat ma, moim zdaniem, niewielką wartość. Rekruterzy wolą zobaczyć profil na LinkedInie albo realne efekty pracy. CV przypomina filtr ze Snapchata: pokazuje kandydata takim, jakim chciałby wyglądać.

Spójrz na przykład powyżej. Są w nim rubryki, których pracodawca w ogóle nie potrzebuje, na przykład stan cywilny. Kodeks pracy w art. 22¹ wymienia, czego można żądać od kandydata: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Lista jest zamknięta.

Z tego samego powodu oglądanie prywatnego Facebooka kandydata to prawnie grząski grunt. Prawnicy przypominają, że pracodawca nie powinien na własną rękę szukać informacji o kandydacie w serwisach społecznościowych, chyba że ten sam to zaproponuje. Do tego dochodzi ryzyko dyskryminacji. Jeśli zobaczysz zdjęcia z kościoła albo z marszu równości, nie możesz brać ich pod uwagę, a trudno je potem „odzobaczyć”.

Ostatnio trafiłem na CV, w którym kandydat opisał powody odejścia z poprzednich firm. Było to dla mnie coś nowego i dokładnie to, co chciałem wiedzieć. Z doświadczenia wiem też, że jeśli ktoś źle wypowiada się o poprzednim pracodawcy, to jest spora szansa, że tak samo będzie mówił o Tobie.

Sprawdzaj kandydatów na prawdziwym zadaniu

Kandydatów najlepiej sprawdzić na zadaniu, które przypomina ich przyszłą pracę. Tu masz pole do popisu, bo zadanie trzeba tak zaprojektować, żeby sprawdzało potrzebne Ci umiejętności i wiedzę. Warto przy okazji zobaczyć, czy kandydat czyta ze zrozumieniem, jak radzi sobie z trudnościami i jak potem rozmawia o tym, co zrobił.

Często lepiej zatrudnić kogoś, kto wykonał zadanie trochę słabiej, ale z kim łatwiej się porozumieć. Umiejętności techniczne można douczyć, charakteru raczej nie. Jedna uwaga z perspektywy 2026 r.: zadanie ma sprawdzać, a nie zastępować płatną pracę. Kilka godzin to rozsądna granica, a kandydat zasługuje na krótką informację zwrotną.

Automatyzuj pierwszy etap rekrutacji

Otwieranie maili z CV bywa zabawne, bo można trafić na naprawdę śmieszne zgłoszenia, ale to strata czasu. Dlatego pierwszy etap warto zautomatyzować. Odpisz wszystkim kandydatom, że przeszli do pierwszego etapu, i wyślij im zadanie do zrobienia. U mnie pozwalało to pominąć mniej więcej 80% maili, bo część ludzi wysyła CV tylko po to, żeby je wysłać. Ci, którzy podejmą próbę wykonania zadania, to realni kandydaci do rozmowy.

O tym, jak w ogóle nie utonąć w poczcie, pisałem w tekście o metodzie zero inbox. Przy automatyzacji pamiętaj o RODO: kandydat musi wiedzieć, kto i po co przetwarza jego dane, a po zakończeniu naboru CV należy usunąć, chyba że zgodził się na udział w przyszłych rekrutacjach. Jeśli kusi Cię, żeby selekcję zgłoszeń zlecić sztucznej inteligencji, wiedz, że unijny AI Act zalicza systemy AI używane w rekrutacji do kategorii wysokiego ryzyka.

Nie zrażaj się, gdy ktoś odchodzi

Nikt nie lubi zwolnień ani odejść, ale są naturalną częścią zatrudniania. Warto się do tego przyzwyczaić i traktować rekrutację jako proces ciągły, a nie akcję ratunkową. Wtedy łatwiej podjąć decyzję o rozstaniu, gdy atmosfera przestaje być dobra. Najgorsze są sytuacje, w których obie strony nie mają już ochoty ze sobą pracować, a mimo to tkwią w tym dalej.

Co się zmieniło w prawie pracy od 2019 roku?

• Okres próbny i umowy terminowe (od 26 kwietnia 2023 r.). Długość okresu próbnego zależy od planowanej dalszej umowy: najwyżej miesiąc przed umową na czas określony krótszą niż 6 miesięcy, najwyżej dwa przed umową od 6 do 12 miesięcy, w pozostałych przypadkach do trzech. Wypowiedzenie umowy na czas określony trzeba teraz uzasadnić tak samo jak przy umowie bezterminowej, a tam, gdzie działa związek zawodowy, trzeba go zawiadomić.
• Jawność wynagrodzeń (od 24 grudnia 2025 r.). Stawka albo widełki dla kandydata, zakaz pytania o obecną pensję i neutralne płciowo ogłoszenia. Firmy zatrudniające co najmniej 100 osób czekają dalsze obowiązki wynikające z unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń, m.in. raportowanie luki płacowej.
• Płaca minimalna. W 2019 r. wynosiła 2250 zł brutto, w 2026 r. 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa przy zleceniach 31,40 zł. W siedem lat najniższa pensja wzrosła ponad dwukrotnie, co mały pracodawca czuje w budżecie bardzo wyraźnie.
• Staż pracy (od 2026 r.). Do stażu, od którego zależą m.in. wymiar urlopu i dodatki stażowe, wlicza się teraz także okresy prowadzenia działalności gospodarczej i umów zlecenia, za które opłacano składki emerytalne i rentowe. W sektorze publicznym zasada obowiązuje od 1 stycznia, a u prywatnych pracodawców od 1 maja 2026 r. Pracownik z dziesięcioletnią historią na B2B może więc od razu mieć prawo do 26 dni urlopu.
• Inspektor pracy a B2B (od 8 lipca 2026 r.). Okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy, jeśli umowa cywilnoprawna lub B2B w praktyce wygląda jak etat. Najpierw wydaje polecenie zawarcia umowy o pracę, a decyzję dopiero wtedy, gdy firma tego nie zrobi. Od decyzji można się odwołać do sądu pracy. Więcej o tym, dlaczego „kontrakt” na 72 godziny tygodniowo bywa ryzykowny, piszę przy okazji systemu pracy 996.

Gdy w 2019 r. pisałem o tym, czy kiedyś było trudniej mieć firmę, przekonywałem, że dziś założyć firmę jest banalnie łatwo. To nadal prawda. Prowadzić ją zgodnie z przepisami jest już trudniej, a o polskiej księgowości nawet nie zaczynam.

Moje zdanie

Wiele z tych złotych rad nie pasuje do każdego biznesu. Nie chodzi jednak o same rady, tylko o podejście. Zatrudnianie trzeba polubić, a przynajmniej przestać traktować je jak przykry obowiązek, który odkłada się do ostatniej chwili.

Większość życia spędzamy w pracy. Jeśli otaczają Cię ludzie, których sam starannie wybrałeś, z którymi umiesz rozmawiać o pieniądzach i z którymi potrafisz się kulturalnie rozstać, ta praca jest po prostu przyjemniejsza. A przepisy, choć bywają męczące, w większości wymuszają to, co rozsądny pracodawca i tak powinien robić.